Из этой статьи вы узнаете:
- кто должен обновить заявление на детский вычет;
- когда нужна справка об обучении ребенка;
- кто обязан предъявить свидетельство о браке.
В январе 2020 года проверьте документы работников, которые получают вычеты на детей. Одним придется написать новое заявление, другим — обновить документы для вычета. Рассказываем, что и с кого потребовать, чтобы не попасть на штраф.
Выясните, не утратил ли ваш сотрудник право на детский вычет
Если работник — родитель ребенка, супруг родителя, усыновитель, опекун, попечитель, приемный родитель или супруг приемного родителя, он имеет право на детский вычет (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК).
Опека устанавливается над ребенком до 14 лет, а попечительство — от 14 до 18 лет
От чего зависит размер стандартного вычета на ребенка и какие основные документы должен принести работник, смотрите на схеме ниже.
Схема 1. Право на вычет, его размер, документы
Заявление на вычет — обязательный документ, без которого вычет не предоставляйте (абз. 4 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Закон не требует, чтобы работник писал его каждый год, заявление может действовать несколько лет, если только в тексте сам работник не ограничил срок его действия. Проверьте, как работник сформулировал заявление.
Обновить заявление придется двум категориям сотрудников. Во-первых, тем, кто написал заявление на вычет только на один налоговый период. Во-вторых, тем, у кого изменились обстоятельства, указанные в заявлении.
Заявление на вычет на один налоговый период
В январе 2020 года заявление на вычет не действует, если сотрудник писал его на один налоговый период, например на 2019 год (образец 1 ниже). Работнику нужно написать новое заявление на вычет (письмо Минфина от 31.05.2019 № 03-04-05/39733).
Образец 1. Образец заявления на детский вычет на один налоговый период
Новым сотрудникам и тем, кто подает заявление на детский вычет в связи с изменившимися обстоятельствами, посоветуйте не указывать налоговый период. Тогда им не придется писать новое заявление ежегодно.
Изменились обстоятельства, указанные в заявлении
По состоянию на январь 2020 года у работника могут измениться обстоятельства, которые влияют на вычет, например:
- родился еще один ребенок, на которого сотрудник просит вычет;
- ребенок закончил обучение в вузе;
- работник — единственный родитель вступил в брак;
- работник не представил новую справку об инвалидности ребенка.
В этих случаях сотруднику придется написать новое заявление на вычет.
Унифицированной формы заявления на вычет нет, его можно написать в произвольной форме. Но лучше утвердить форму, которую ваши работники будут использовать. Включите в бланк заявления три фразы (образец 2 ниже) о том, что:
- ребенок фактически проживает с работником;
- работник обязуется уведомить об обстоятельствах, которые влияют на получение вычета и его размер;
- работник не подавал заявление на вычет другим налоговым агентам.
Образец 2. Образец заявления на детский вычет
Чтобы определить размер вычета на ребенка, работник должен принести копии свидетельств о рождении всех своих детей. Причем даже тех, на кого вычет уже не положен по возрасту, они старше 24 лет.
Свидетельства о рождении помогут верно определить размер вычета. На первого или второго вы предоставите вычет в размере 1400 руб., на третьего и последующего детей — 3000 руб.
На ребенка-инвалида вычет суммируйте. Если он третий по счету, вычет предоставьте в сумме 15 000 руб. (12 000 + 3000). Специальный вычет сложите с обычным (письмо Минфина от 07.11.2019 № 03-04-05/85821).
Какие документы приложить к заявлению
Закон не содержит конкретный список документов, которые сотрудник должен представить для получения детского вычета. В зависимости от ситуации документы различаются (см. таблицу).
Таблица. Какие документы нужны для детского вычета
* Вычет работнику-опекуну предоставляйте с месяца установления опеки и до ее окончания в связи с достижением подопечным 14 лет. После этого предоставляйте работнику вычет как попечителю (п. 2 ст. 40 ГК).
Если работник представил не все документы, вычет не предоставляйте. Так вы обезопасите себя от претензий проверяющих, но и не ущемите сотрудника в правах. Он может получить детские вычеты по окончании года в своей налоговой инспекции.
Документы, которые подтверждают факт обучения ребенка по очной форме образования, не требуйте с сотрудников — родителей детей до 18 лет. По закону вычет им положен до конца года, в котором ребенку исполнилось 18 лет (схема 2).
Схема 2. Когда нужна справка учебного заведения
Справка из учебного заведения нужна за каждый год с года, в котором ребенку исполнится 19 лет, и последний раз в году, в котором исполнится 24 года, если ребенок продолжает учиться. Ведь вычет положен до конца года, в котором ребенку исполнится 24 года (письмо Минфина от 29.12.2018 № 03-04-06/96676).
Учебные заведения выдают студентам справки по запросу в любое время. Вам важно, чтобы справка подтвердила, что ребенок не только поступил на дневное отделение, но и сдал очередную сессию. Ведь он может бросить учебу или его могут отчислить.
Не предоставляйте сотруднику вычет, пока он не принесет справку с места учебы ребенка, которому 18 лет исполнилось как минимум в прошлом году. В справке проверьте дату ее выдачи, форму обучения и период обучения (письмо Минфина от 08.05.2018 № 03-04-05/30997).
Свидетельство о регистрации брака
Если за вычетом на ребенка обращается работник, не указанный в его свидетельстве о рождении, только заявления и копии свидетельства о рождении недостаточно.
Супруг родителя. Супруг родителя имеет право на вычет на ребенка (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-04-05/30832). Но для этого он должен подтвердить регистрацию брака с родителем. Подойдет копия страницы паспорта с отметкой о регистрации брака или копия свидетельства о регистрации брака.
Если супруг родителя не может подтвердить зарегистрированный брак, например родители ребенка состоят в гражданском браке, детский вычет супругу родителя не предоставляйте. Для вычета нужно подтвердить, что ребенок находится на обеспечении заявителя (письмо Минфина от 31.10.2017 № 03-04-05/71677).
Разведенный родитель. Такой родитель имеет право на детский вычет, если ребенок находится на его обеспечении. Разведенный родитель имеет право на вычет, если документально подтвердит, что участвует в содержании ребенка.
Новой супруге разведенного родителя вычет на его ребенка не положен
Вычет предоставляйте, если работник уплачивает алименты или несет расходы на обеспечение детей по соглашению об уплате алиментов (письмо Минфина от 15.01.2019 № 03-04-05/1233). В последнем случае к заявлению он должен приложить копии свидетельств о рождении детей, копию свидетельства о разводе, нотариально заверенное соглашение об уплате алиментов, копию паспорта и документы, подтверждающие расходы на содержание детей.
|
Штраф за детский вычет без документов Если вы предоставите вычет на ребенка без подтверждающих документов, компанию оштрафуют в размере 20 процентов суммы НДФЛ, подлежащей удержанию и перечислению в бюджет (ст. 123 НК). |
